2016 m. spalio 2 d., sekmadienis

Gamybos planavimas AIVA programoje

Gamybos planavimas sunkus ir sudėtingas daug laiko reikalaujantis procesas, kuri praktiškai neįmanoma gerai atlikti rankiniu būdu naudojant tokias primityvias priemones kaip Excel lentelės. Todėl paprastai gamybos įmonėse planuojama tik užsakymų vykdymo tvarka, dažniausiai pagal principą- anksčiau gautas užsakymas anksčiau pradedamas ir vykdyti. Klientų užsakymų gamybos terminai  paprastai nustatomi apytikriai-dažniausiai prie registracijos datos pridedant tam tikrą dienų skaičių- dažniausiai mėnesį.
Planuojant rankiniu būdu negalima efektyviai suplanuoti įrengimų ir darbo  panaudojimo, bei medžiagų , reikalingų planuojamų užsakymų vykdymui, tiekimo terminų.
Gamybos planavimo modulis išsprendžia šias problemas automatiškai paskaičiuodamas ir suformuodamas gamybos planą ir jį parodydamas akivaizdžia, suprantama kiekvienam, forma,- Ganto diagrama kalendoriniame plane.
Gamybos planui sudaryti programa ima duomenis iš klientų užsakymų, kurie formuojami per CRM ir e-komercijos sistemas, todėl grafikui sudaryti nereikia papildomai įvedinėti duomenis į programą.
Programos pagalba galima planuoti tiek standartinių tiek nestandartinių įvairaus sudėtingumo nestandartinių gaminių gamybą.
Bet koks gamybos planas iš karto taptų netinkamas, jei jame nebūtų atspindima užsakymų gamybos operacijų įvykdymas. Rankiniu būdu tai padaryti būtų gan sunku, ypač jei gamybos mastai nemaži.  Gamybos procesų valdymo  programoje duomenys apie gamybinių operacijų įvykdymą į gamybos planą patenka automatiškai skenuojant gamybos paskyras arba registruojant jų įvykdymą per liečiamą ekraną. Tai vykdo patys darbininkai pradėję ir atlikę operacijas.
Gamybos planą programa paskaičiuoja ir suformuoja įvertindama sutartus su klientų užsakymų įvykdymo terminus. Naujiems užsakymams programa parodo, kada jis gali būti įvykdytas įvertinant jau gaminamų užsakymų gamybos tos dienos situaciją.
Paskaičiavusi gamybos planą programa suformuoja trys kalendorinius grafikus Ganto diagramos forma:
  • Užsakymų, gaminių ir operacijų vykdymo grafiką
  • Staklių darbo grafiką
  • Medžiagų tiekimo grafiką
Užsakymų, gaminių ir gamybos operacijų grafikas
Paprastesniems gaminiams programa gamybos grafike suplanuoja ir parodo užsakymo, gaminio ir  kiekvienos operacijos vykdymo pradžios ir pabaigos terminus bei trukmę. Sudėtingesniems gaminiams,- dar ir mazgų bei detalių gamybos eilę bei terminus.
Suplanuoti gamybinių operacijų pradžios terminai  įrašomi į duomenų bazę ir parodomi atitinkamame gamybinių operacijų vykdymo sąraše, iš kurio formuojamos  kiekvienos dienos paskyros gamybai.
Staklių darbo grafikas
Planuodama gamybos operacijų atlikimą, programa įvertina ar užimtas įrengimas reikalingas tai operacijai atlikti. Programa suformuoja ir parodo ir kiekvienam įrengimui kokius užsakymus jis turi vykdyti  valandomis, savaitėmis ir mėnesiais.
Rankiniu būdu, pelės pagalba stumdant užsakymus, galima pasirinktiems brangiausiems įrengimams perplanuoti gamybos grafiką  tam, kad šie įrengimai būtų maksimaliai užkrauti.
Medžiagų tiekimo grafikas.
Trečias grafikas, kuri programa suformuoja iš bendro gamybos plano-tai medžiagų tiekimo grafikas. Planuodama gamybinių operacijų grafiką, programa įvertina ar yra sandėlyje toms operacijoms atlikti reikalingos medžiagos.  Jei medžiagų sandėlyje nėra pakankamai, programa įvertina per kiek dienų tiekėjai jas gali pristatyti ir pagal tai toliau planuoja operacijų vykdymą.  Iš šių duomenų  programa suplanuoja ir medžiagų tiekimo grafiką, kuriame parodo kada turi būti pristatytos užsakymų vykdymui reikalingos trūkstamos medžiagos.
Gamybos plano grafiko modulis  padės Jums efektyviau suplanuoti gamybą, geriau panaudoti įrengimus, optimizuos medžiagų tiekimą, kad jos atvyktų tada kada jų reikės, o ne kauptųsi sandėliuose, sumažins darbo sąnaudas gamybos planavimui ir vykdymo kontrolei.
Gamybos „kakliukų“ nustatymas iš staklių užimtumo grafiko
Gamyboje, ypač gaminant nestandartinius užsakymus, staklių užimtumas visą laiką keičiasi, priklausomai nuo to, kokie gaunami klientų užsakymai gamybai. Dažnai atsitinka, kad ne visos staklės turės užsakymų vienodai-vienos bus užimtos mažai, o kitos toli į priekį. Labiausiai užimtos staklės  nukels užsakymų įvykdymo terminus. Neturint gamybos valdymo programos sunku apskaičiuoti ir įvertinti kiek kurios staklės turi darbo. Tai žinant būtų galima imtis priemonių-pav., labiausiai apkrautoms staklėms piko periodais  prailginti darbo valandas ir pan.
Gamybos planavimo programa automatiškai suformuoja staklių užimtumo  grafiką  kiekvieną kartą jį atidarant ir  parodo iki kurios dienos staklės turi darbo.

Staklių užimtumo grafikas  leidžia operatyviai pamatyti susidarančius „butelio kakliukus“ ir laiku imtis priemonių juos pašalinti.

Gamybos valdymo automatizavimo sprendimai ir nauda

Daugelyje įmonių gamybos valdymo funkcijos mažai automatizuotos,-dažniausiai užsakymų priėmimui ir gamybos planavimui  naudojama Excel programa, o buhalterinės  programos pagalba vykdomas medžiagų nurašymas standartiniams gaminiams ir gaminių apskaita. Tokios IT priemonės gamybos valdymui mažai padeda, kadangi sudėtinga suplanuoti ir perplanuoti užsakymų vykdymą, daug darbo reikalauja gamybos duomenų daugkartinis perrašymas, dėl to gaištamas laikas, atsiranda duomenų perrašymo klaidos kas iššaukia klaidas gamyboje, neefektyviai išnaudojami įrengimai ir darbo resursai, ne laiku užsakomos medžiagos arba laikomos per didelės jų atsargos.
Ypač šios problemos aktualios nestandartinių gaminių gamyboje.  Tokių gaminių gamybą skiriasi kiekvienam klientų užsakymui, todėl kiekvienam užsakymui turi būti skirtingai parenkamos ir paskaičiuojamos medžiagos bei gaminių komplektacija, pasirenkamos bei įvertinamos gamybinių operacijų trukmės. Tai labai apsunkina gamybos planavimą, negalima pasinaudoti iš anksto aprašytomis gaminio technologinėmis kortelėmis, - jos turi būti sukuriamos dinamiškai, kas reikalauja nemažai darbo sąnaudų.
Šių bėdų galima išvengti įdiegus gamybos procesų valdymo sistemą, kurios pavyzdžiu gali būti lietuviška programa AIVA 9001 (http://www.aiva.lt/Sprendimai-gamybinems-imonems/lt ).
Tokios sistemos pagalba automatizuojami šie gamybos valdymo procesai:
  • Gamybos planavimas,-programa iš klientų ir vidinių įmonės  užsakymų  paskaičiuoja ir sudaro gamybos Ganto kalendorinį planą gamybinių operacijų, staklių apkrovimo ir medžiagų tiekimo pjūviais, bei parodo kaip vykdomas gamybos planas;
  • Užsakymų valdymas,- programa suformuoja gamybos užsakymų sąrašą, patikrina ar yra sandėliuose  visos reikalingos medžiagos, išskaido sudėtingų gaminių užsakymus į dalinius užsakymus  gaminio dalių, mazgų gamybai, bei viso gaminio surinkimui ir kt.
  • Užsakomų gaminių, kurie gaminami perdirbant žaliavas  gamybos valdymas,- programa pati suformuoja paskyras su medžiagų poreikių užsakymo įvykdymui  perkėlimui iš sandėlių į gamybą, suformuoja paskyras užsakymo gamybinių vykdymui, kurias skenuojant  užregistruoja operacijų atlikimo laikus bei automatiškai užpajamuoja ruošinius ir gaminius , nurašo medžiagas, vykdo medžiagų, gaminių, gamybinių operacijų  apskaitą;
  • Komplektuojamų gaminių gamybos valdymas,- programa išskaido užsakytus gaminius į sudedamąsias dalis,- mazgus, detales ir suformuoja iš jų gamybinius užsakymus šių sudedamųjų dalių gamybai, kiekvienai sudedamajai daliai ir visam gaminiui suformuoja paskyras medžiagų, detalių ir mazgų perkėlimui iš sandėlių į gamybą, suformuoja paskyras su brūkšniniais kodais sudedamųjų dalių gamybinėms  operacijoms su jų vykdymo laikų įvertinamais, paskyros skenavimo metu užregistruoja kada pradėta ir baigta kiekviena gamybinė operacija, paskaičiuoja jos faktinę trukmę, užregistruoja kas atliko operacija, automatiškai užpajamuoja ruošinius , pagamintas sudedamąsias dalis ir visą gaminį, bei automatiškai nurašo medžiagas detalėms, detales, medžiagas  ir pomazgius mazgams, bei detales medžiagas ir mazgus gaminiams, vykdo jų sandėlio bei buhalterinę apskaitą
  • Gaminių remonto valdymas  programa suformuoja paskyras su brūkšniniais kodais remonto gamybinių operacijų vykdymui, registruoja skenuojant jų įvykdymą, automatiškai nurašo  remontuojama gaminį ir užpajamuoja atremontuotą, vykdo gaminių, operacijų apskaitą.
Žemiau parodyta supaprastinta automatizuotos gamybos procesų valdymo sistemos funkcionavimo schema .

http://www.aiva.lt/images/image/kn_AIVA_Gamybos_Valdymas.jpg
Paprastai gamybos procesų valdymo sistema yra įmonės verslo valdymo sistemos (VVS) dalis, kurioje gamybos valdymo posistemė tampriai sąveikauja su kitomis VVS dalimis,- užsakymai gamybai gaunami iš VVS klientų valdymo posistemės (CRM), užsakymai trūkstamoms  medžiagoms perduodami į tiekimo valdymo posistemę, duomenys apie darbininkų atliktas operacijas perduodami į atlyginimų paskaičiavimo posistemę, duomenys apie  panaudotų medžiagų, užpajamuotų gaminių kainas perduodami į buhalterinės apskaitos posistemę.
Nors daugelis VVS kūrėjų deklaruoja, kad jų VVS sudėtyje yra  gamybos valdymo posistemė, tačiau tik nedaugelis iš jų turi išvystytą gamybos procesų valdymo sistemą, pritaikytą ne tik serijinei gamybai, bet ir nestandartinių gaminių gamybai.  Tokių VVS pavyzdžiais gali būti gerai žinomos užsienio VVS: SAP, AXAPTA, QAD, ORACLE ir kt. , lietuviška VVS- AIVA 9001.  
Kokia ekonominę naudą gali duoti įmonei automatizuotos  gamybos procesų valdymo sistemos įdiegimas: 

  1. Geriau planuojami ir panaudojami įmonės resursai: medžiagos- mažiau reikia atsargų ir darbo jėgos - mažiau prastovų, todėl mažiau reikia finansinių resursų medžiagų pirkimui ir darbininkų darbo užmokesčiui.
  2. Kadangi gamybos valdymo operacijos sutapatintos su apskaitos operacijomis, gamybos apskaitai tampa nereikalingi apskaitos darbuotojai, padidėja darbo našumas, mažesnės išlaidos darbo užmokesčiui.
  3. Kadangi visos valdymo operacijos vykdomos automatiškai, be naujų duomenų įvedimo, todėl užsakymai vykdomi greičiau ir be klaidų  kurios atsiranda perrašant informaciją rankiniu būdu.
  4. Taupomas laikas valdymui užsakomų pagal klientų pageidavimus gaminių gamyboje, kadangi programa automatiškai parenka ir apskaito visas reikalingas užsakymo vykdymui komplektuojančias dalis ir medžiagas bei gamybines operacijas.
  5. Gamybos procesų automatizavimas duoda nauda ir kituose įmonės valdymo srityse,-komercijos skyrius realume laike gali kontroliuoti kaip vykdomi jų užsakymai, todėl gali geriau aptarnauti klientus, tiekimo skyriui automatiškai suformuojami medžiagų užsakymai su nurodytomis tiekimo datomis, todėl sumažėja darbo sąnaudos tiekimui, finansų skyrius realiame laike gali sekti išlaidas ir matyti pelną, personalo skyriui nebereikia įvedinėti duomenų darbininkų darbo užmokesčiui paskaičiuoti nuo atliktų gamybinių operacijų, sandėliui sumažėja darbo medžiagų išdavimo valdymui ir gaminių pajamavimui.robert@aiva.lt

2016 m. rugsėjo 23 d., penktadienis

Kontaktų su klientais valdymo funkcijų automatizavimas

Panagrinėsime kokiu būdu gali būti automatizuojami kontaktų su klientas vykdymo procesai  ir kokią tai neša naudą įmonei, įsidiegusiai CRM sistemą.

Pirmiausia, pateiksime savo  sudarytą automatizuojamų CRM sistemose kontaktų su klientais klasifikaciją, iš kurios taps aiškiau šių sistemų galimybės.


  1. Kontaktų su klientais klasifikacija CRM sistemose
    1. Klientų paieškos stadijoje
  • Naujienlaiškių siuntimas:
  • Kainininkų (pilno, pagal prekių grupes, išparduodamų prekių) formavimas ir siuntimas
  • Naujų prekių ir paslaugų aprašymų siuntimas
  • Prekių ar paslaugų pardavimo akcijų siuntimas
    1. Pardavimo stadijoje
  •  Kliento užklausimo registravimas
  • rankiniu būdu,- su automatiniu numerio suteikimu užklausimui, kliento atsiųstų failų įkėlimo, jo atsiųsto užklausimo numerio įvedimu, užklausimo aprašymo įvedimu
  • per interneto svetainę,- su automatiniu atgalinio planuojamo kontakto sukūrimu
  • Skambinimas klientui su numerio surinkimu, imant telefono numerį iš klientų duomenų bazės, skambučio pradžios ir pabaigos registravimas bei poklabio trukmės paskaičiavimas
  • Kliento skambučio registravimas, parodant iš klientų duomenų bazės kas skambina, skambučio pražios ir pabaigos registravimas bei trukmės paskaičiavimas
  • laiškų elektroniniu paštu siuntimas, automatiškai pasirenkant iš klientų duomenų bazės kliento el. pašto adresą ir užregistruojant laiško išsiuntimą, bei jį susiejant su kliento užklausa
  • gautų iš klientų el. pašto laiškų automatinis registravimas susiejant su klientų, jau esančių duomenų bazėje ir su iš jo užregistruota užklausa
  • Susitikimas su klientu, automatiškai primenant apie artėjantį susitikimą
  • Komercinio pasiūlymo suformavimas ir siuntimas
  • prekių, paslaugų, gaminių pasirinkimas su sutartomis su klientu kainomis (jei iš anksto buvo numatytas klientui kainų lygis ar nuolaidos ar specialios tik jam skirtos kainos)
  • užsakomų paslaugų ir gaminių kliento pageidaujamų parametrų įvedimas ar pasirinkimas, bei kainos paskaičiavimas
  • Sutarties suformavimas ir  siuntimas el. paštu
  • Sąskaitos išankstiniam mokėjimui siuntimas
  • Užsakymo priėmimas:
  • per vadybininką, kai buvo siųstas komercinis pasiūlymas, performinant komercinį pasiūlymą į užsakymą
  • per vadybininką iš karto be komercinio pasiūlymo, pvz. paslaugai ar kai iš anksto su klientu yra sutartos kainos
  • per interneto e-komercijos sistemą
  • Užsakymo patvirtinimo siuntimas el. paštu klientui
  • Avansinio apmokėjimo registravimas kliento užsakymui:
  • rankinis sumos įvedimas kliento užsakymui
  • automatinis , apmokant avansu už prekes ar paslaugas, per interneto svetainės e-komercijos sistemą
         1.3.  Užsakymo vykdymo stadijoje
  • Darbų atlikimo akto kliento užsakymui automatinis suformavimas ir siuntimas el. paštu
  • kliento užsakymo apmokėjimo įvedimas:
  • per vadybininką- įvedant gautą sumą pasirinktam užsakymui su galimybe atspausdinti patvirtinantį dokumentą - kasos aparato čekį, pinigų priėmimo orderį
  • automatiškai-importuojant kliento apmokėjimo failą iš banko ir programiškai paskirstant apmokėjimus klientų užsakymams
  • Prekių važtaraščio kliento užsakymui automatinis suformavimas ir  siuntimas
  • PVM sąskaitos- faktūros siuntimas
         1.4.  Po pardaviminėje stadijoje
  • Kliento nusiskundimo pirkta preke ar paslauga registravimas dėl jos neatitikties:
  • per vadybininką, pasirenkant kliento nupirktą prekę ar paslaugą iš duomenų bazės
  • per interneto svetainę, klientui savarankiškai pasirenkant jo nupirktą prekę ar užsakymą
  • Kliento pirktos prekės grąžinimo registravimas
  • Periodinis kliento nupirktos įrangos  aptarnavimas, automatiškai suformuojant paskyrą aptarnavimo darbams  
  • Periodinis automatinis PVM sąskaitų- faktūrų suformavimas už aptarnavimo ar nuomos paslaugas ir išsiuntimas el.paštu.


Prieš vykdant šiuos veiksmus reikalinga juos suplanuoti, o atlikus,- išanalizuoti rezultatus. Todėl CRM sistema , kad palengvinti vadybininkų darbo su klientais visą procesą, turi automatizuoti:
  1. Veiksmų su klientais planavimo
  2. Veiksmų vykdymo
  3. Įvykdytų veiksmų analizės
funkcijas.

Nesuklysime teigdami, kad ko daugiau veiksmų su klientais ir funkcijų automatzuoja CRM sistema tuo ji efektyvesnė.

Remadamiesi žinomų  CRM sistemų analize sudarysime jų  klasifikacija  pagal automatizuojamas funkcijas
Kai kurios CRM sistemos  gali apimti kelias ir parodytų schemoje funkcijas.

Pagrindiniai CRM sistemų efektyvumo šaltiniai, mūsų nuomone, yra šie:
  • vadybininkų laiko ekonomija, kas leidžia sumažinti įmonės valdymo išlaidas
  • duomenų kaupimas ir panaudojimas kitoms verslo valdymo funkcijoms automatizuoti, taip sumažinant gaištamą darbuotojų laiką šių funkcijų atlikimui :
  • informacijos suvedimui, pvz. gauto kliento užsakymo į gamybą
  • informacijos paieškai
  • informacijos perdavimui kitiems darbuotojams
  • geresnis klientų aptarnavimas, išmatuojamas:
  • trumpesniu aptarnavimo laiku
  • išsamesne pateikiama informacija
  • kliento pasitenkinimu.
  • Pardavimų padidėjimas, dėl papildomai gautos informacijos

Žemiau panagrinėsime efektyviausias CRM funkcijas, kurios duoda didžiausią naudą  įmonei

3.  Naujienlaiškių siuntimo automatizavimo CRM sistemoje efektyvumas

Tinkamai naudojant, naujienlaiškių siuntimo automatizavimas CRM sistemos pagalba  gali teigiamai paveikti visus, minėtus  pirmoje straipsnio dalyje,  efektyvumo  rodiklius.  Tinkamumas čia suprantamas kaip naujienlaiškių siuntimas tiems klientams, kuriems tai gali būti įdomu. Priešingu atveju sukelsite tik klientų nepasitenkinimą.

Naujienlaiškių siuntimo automatizuota sistema leis atrinkti klientus, kurie yra suinteresuoti siunčiama informacija, pvz., įmonės partneriai, kurie perparduoda jos prekes ir kuriems reikia gauti prekių kainynus, pasikeitus prekių kainoms.

Vadybininkai naudodamiesi CRM sistema sutaupys labai daug laiko naujienlaiškių suformavimui, suinteresuotu šiuo naujienlaiškių klientų atrinkimui, bei individualizuotų kiekvienam klientui laiškų išsiuntimu.

Naujienlaiškio informacija apie prekes gali būti imama iš interneto svetainės elektroninės parduotuvės, todėl klientas peržiūrėdamas siunčiamos naujienlaiškyje prekės aprašymą interneto svetainėje, gali susidomėti ir kitomis šios įmonės prekėmis. Todėl yra nemaža tikimybė, kad klientai nupirks daugiau prekių. Tai sąlygos ne tik papildomos informacijos pateikimas naujienlaiškyje, bet ir kitų prekių ar paslaugų pamatymas interneto svetainėje.

Peržiūrėdami naujienlaiškyje prekės aprašymą, klientai gali iš karto užsakyti prekę, ją apmokėdami interneto svetainėje, arba automatiškai užregistruoti užklausą, kuri papuls į atsakingo vadybininko darbų planą su suplanuotu sekančiu kontaktu, užregistravusiu paklausimą klientu. Taip bus neprarandamas kontaktas, taupomas vadybininko, dirbančio su klientų paklausimais laikas, jam primenama būtinybė susisiekti su klientu. Toks greitas ir efektyvus reagavimas tik sustiprins kliento pasitikėjimą įmone ir pasitenkinimą.

1.      Siųsdami suinteresuotiems potencialiems klientams naujienlaiškius apie Jūsų prekes ir paslaugas rasite naujų klientų ir taip padidinsite pardavimus

2.      Siųsdami esamiems klientams naujienlaiškius supažindinsite juos su naujomis prekėmis ir paslaugomis ir taip padidinsite užsakymų iš esamų klientų apimtis

3.       E- marketingo modulis naujienlaiškių formavimui naudoja tą pačią prekių katalogo duomenų bazę, kaip ir elektroninė parduotuvė, bei Komercinių pasiūlymų ruošimo modulis, todėl naujienlaiškių apie prekes suformavimui reikia žymiai mažiau laiko, negu tai darant su kitomis programomis

4.      Iš naujienlaiškio klientas iš karto gali užsisakyti patikusią prekę arba užregistruoti paklausimą CRM sistemoje, todėl yra daug didesnė tikimybė, kad naudojant AIVA E-marketingo programa klientas nupirks iš Jūsų prekes ir paslaugas

5.      Naudodami AIVA E-marketingo modulį galite parodyti papildomą dėmesį klientams taip stiprindamas su jais ryšius,-atspausdinti adresus ant vokų šventiniams pasveikinimams, suformuoti ir išsiųsti  jiems reikalingus kainynus.




  1. Klientų užklausimų registracija ir veiksmų planavimas

Klientų užklausimų registracija CRM sistemoje padeda sukuti potencialių klientų duomenų bazę, o veiksmų su užklausimų planavimas padeda jų nepamiršti ir su didesne tikymybe užbaigti juos pardavimais.

1. Visi esami ir potencialūs klientai registruojami  vieningoje duomenų bazėje, kuria gali naudotis visi įmonės vadybininkai ir greičiau surasti informaciją.
2. Kiekvienam paklausimui planuojami tolimesni darbo su paklausimu veiksmai, iš kurių programa automatiškai sudaro kiekvienam vadybininkui darbo planą, automatiškai primena apie artėjančius jų įvykdymo terminus, todėl darbas su  klientais tampa efektyvesnis
3.Vadybininkams nebereikia rašyti savo darbo su klientais ataskaitų, nes programa automatiškai suformuoja tokią ataskaitą matoma vadovams.
4. Visi esamų ir potencialių klientų paklausimai registruojami duomenų bazėje, todėl jie nepradingsta darbuotojui išėjus iš darbo, ar dėl neapsižiūrėjimo
5. Programa "primena" apie klientų paklausimus ir suplanuotus veiksmus su jais , todėl daugiau klientų paklausimų užbaigiami sėkmingai
6. Galimas komandinis darbas aptarnaujant klientų paklausimus  per CRM perduodant užduotis kitiems vadybininkams, todėl klientai bus aptarnaujami greičiau

Komercinių  pasiūlymų, sutarčių ir sąskaitų  ruošimo ir siuntimo automatizacija

Viena iš svarbiausių CRM funkcijų, kurios duoda daugiausia naudos, yra dokumentų,- komercinių pasiūlymų, sutarčių, sąskaitų, ruošimo ir siuntimo automatizavimas.

Šių dokumentų ruošimui naudojamas prekių ir paslaugų katalogas  bei klientų duomenų bazė.
Automatizavus dokumentų siunčiamų klientams ruošimo ir siuntimo procesą, gaunama šį nauda:

1.Taupomas vadybininko laikas, kainos paskaičiavimui,  komercinių pasiūlymų paruošimui ir išsiuntimui, nes j pasiūlymą ruošiant nereikia įvesti informacijos, o galima paimti iš prekių ir paslaugų aprašymų duomenų bazės. Komerciniai pasiūlymai gerai iliustruoti, todėl patrauklesni klientui. Peržiūrėdamas komercinio pasiūlymo prekes klientas patenka į įmonės interneto svetainę, todėl yra tikimybė,kad jis pasirinks ir kitas prekes.
2. Programa padeda vadybininkui pasirinkti galimus prekės komplektavimo  variantus, įvęsti gaminio ar paslaugos parametrus, kurių pageidauja klientai ir nuo jų paskaičuoti prekės kainą, todėl  sumažėja klaidos tikimybė, kad vadybininkas parinks ne tą komplektaciją ar medžiagas, neteisingai parinks gamybos operacijas ir neteisingai paskaičiuos gaminio ar paslaugos kainą
3. Priimant užsakymus iš užsienio eksportui, vadybininkui nebūtina žinoti kalbą, kad paruošti tos šalies kaba pasiūlymą- vadybininkas pasiūlymą gali ruošti lietuviškai, o programa automatiškai išvers pasiūlymą į kliento šalies kalbą.
4. Komercijos vadovams programa leidžia lengvai kontroliuoti pardavimo vadybininkų darbą, net jei jie dirba ne vienoje vietoje-matyti kokius ir kaip jie yra paruošę pasiūlymus, sekti vykdymo terminus, kas dieną gauti pardavimų statistiką.
5. Visi komerciniai pasiūlymai, sąskaitos išankstiniam mokėjimui, sutartys  kaupiamos vienoje duomenų bazėje, todėl jas lengviau galima surasti net ir išėjus vadybininkui iš darbo, bei sužinoti visą informaciją apie visus kontaktus su klientais
 6. Kadangi visi vadybininkai naudoja tą pačią prekių katalogo duomenų bazę, todėl lengva pranešti apie naujas prekes, pardavimo nuolaidas ir akcijas
7. Iš komercinių pasiūlymų lengvai suformuojami kiti dokumentai,-sąskaitos išankstiniam mokėjimui, sutartys, PVM sąskaitos faktūros, todėl taupomas laikas šių dokumentų paruošimui
8. Visi komerciniai pasiūlymai ir sutartys automatiškai kaupiami duomenų bazėje, todėl nereikia gaišti laiko jų archyvavimui ir paieškai
9. Naudojant Komercijos modulį su kitais AIVA 9001 programos moduliais, iš komercinių pasiūlymų suformuojami užsakymai trūkstamų prekių tiekimui, užsakymai gamybai, užsakymai darbų vykdymui, bei užsakymai sandėliui prekių išdavimui, todėl sumažėja darbo kituose padaliniuose užsakymų įvedimui, sutrumpėja užsakymų perdavimo vykdymui laikas, nebelieka vietos klaidoms
10. Iš suformuotų komercinių pasiūlymų ir sutarčių duomenų programa automatiškai suformuoja įvairias ataskaitas, todėl specialiai ataskaitoms nebereikia įvedinėti duomenų, kaip tai daroma kai kuriuose CRM sistemose
11. Kadangi vadybininkai ruošia visus pasiūlymus programos pagalba, todėl jei vadybininkas išeina iš darbo ar atostogauti, kitam vadybininkui labai lengva pratęsti darbą su išėjusio vadybininko klientais, nedingsta ankstesnis įdirbis su klientu, neprarandami klientai
12.  Programa automatiškai paskaičiuoja vadybininkams atlyginimus (premijas) nuo jų atliktų pardavimų apimties ar pelno, todėl nesunku įdiegti įmonėje asmeninio skatinimo nuo darbo rezultatų sistemą
Vadybininkų darbo automatizavimas Komercijos modulio pagalba leidžia iki kelių kartų sutaupyti jų laiką informacijos paieškai, komercinių pasiūlymų, sutarčių, sąskaitų ruošimui, užsakymų perdavimui vykdymui bei ataskaitų ruošimui, todėl vien sutaupytas darbo užmokestis greitai atperka programos įsigijimo kaštus.

Dr. Robertas Šertvytis
AIVA SISTEMA
Generalinis direktorius
wwww.aiva.lt

2016 m. rugsėjo 17 d., šeštadienis

Nestandartinių gaminių modelių sukūrimas gaminių užsakymų valdymui AIVA 9001 programoje



Problema

Įmonės gaminančios nestandartinius gaminius susiduria su problema kaip automatizuoti gaminių užsakymo procesą, kad būtų galima kuo greičiau ir tiksliau paskaičiuoti gaminių kainas, paruošti komercinius pasiūlymus ir perduoti užsakymą gamybai. 
Kadangi gaminiai nestandartiniai, todėl negalima iš anksto paruoti gaminių kalkuliacijų ir jų panaudoti užsakymams, todėl nestandartinių gaminių valdymo procesas mažai  formalizuotas ir automatizuotas, o kainos paskaičiavimams paprastai naudojama Ecel programa.

AIVA sprendimas aprašymas

Nestandartinių gaminių modeliavimui AIVA 9001 programoje realizuotas sprendimas-AIVA Katalogo modulis, kurio pagalba  sukuriama centralizuota duomenų  bazė visai informacijai apie gaminius, jų gamybos technologiją, naudojamas gamybai medžiagas, gamybines operacijas ir stakles.  
AIVA programos pagalba Kataloge galima aprašyti tiek standartinius gaminius ir jų gamybos technologiją, tiek nestandartinių gaminių gamybos technologiją.

Gaminių ir jų gamybos technologijos aprašymui panaudotas daugialyginis sisteminis modelis,
kuris leidžia aprašyti kiek norima pusgaminių (dar vadinamų mazgais ir pomazgiais) lygių
Šiame sisteminiame modelyje  į visas gaminio sudėtines dalis bei gamybines operacijas žiūrima kaip į sistemos, t.y. užsakomo gaminio, posistemės, kurioms nurodyta tarpusavio priklausomybės-kuri posistemė kuriai priklauso ir kokia eilės tarp jų tvarka.

Vienodų posistemių kiekiai paskaičiuojami priklausomai nuo posistemės charakteristikų ir nuo aukštesnio lygio , į kurias ji įeina, posistemių kiekio.
Posistemių kiekių paskaičiavimui priklausomai nuo charakteristikų sukuriamos ir įrašomos į duomenų bazę matematinės formulės, pasinaudodama kuriomis programa ir paskaičiuoja posistemių rodiklius: kiekius, savikainas,  kainas, svorius, gamybos trukmes.

Gamybos katalogo sukūrimo eiga:
·         Sukuriamas medžiagų grupavimo medis ir įvedamos medžiagos, jų kainos, bei priskiriami jų tiekėjai
·         Sukuriamas gamybinių operacijų grupavimo medis ir įvedamos gamybinės operacijos, o joms priskiriamos staklės arba darbo vietos
·         Sukuriamas gaminių grupavimo medis pagal gamybos technologijos požymius ir įvedami standartinių gaminių arba nestandartinių gaminių tipažų pavadinimai kiekvienoje grupėje.

·         Kiekvienai gaminių grupei, tame tarpe juos sudarančių pusgaminių ir detalių, sukuriami reikalingų užsakymų priėmimui ir skaičiavimams charakteristikų pavadinimai, bei formulės skaičiavimams
·         Nurodomi ryšiai tarp gaminių ir jų sudedamų dalių- pusgaminių, detalių, medžiagų ir gamybinių operacijų.

Vieningos  gamybos duomenų bazės- katalogo sukūrimo nauda

Sukūrimas vieningos gamybos duomenų bazės įmonei naudingas daugeliu aspektų:
1)       Vienoje vietoje sukaupta informacija apie gaminius, jų gamybos technologijas, medžiagas ir gamybines operacija padeda kitiems padaliniams greičiau išspręsti savus uždavinius, nes sumažėja informacijos įvedimo ir paieškos sąnaudos.

2)       Tokio sprendimo panaudojimas toliau leidžia automatizuoti  užsakomų gaminių charakteristikų įvedimo ir kainos paskaičiavimo procesą ir taip sutaupyti laiką šiam procesui vykdyti, bei išspręsti nestandartinės gamybos valdymo problemas.


 Su Katalogo duomenų baze dirba visi kiti AIVA 9001 programos moduliai:r Komercijos, E-marketingo, E-komercijos, Gamybos, Tiekimo, Sandėlio ir Paslaugų


AIVA 9001 programos Katalogo modulio pagrindiniai uždaviniai

AIVA 9001 katalogo modulis apima duomenų įvedimo ir redagavimo, darbuotojų teisių darbui su katalogų suteikimo, duomenų į katalogą importo iš įvairių Excel failų, bei ataskaitų uždavinius.